Stage de l’étudiant en entreprise

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1. Définition

Le stagiaire en entreprise est une personne qui effectue un stage dans le cadre de ses études, visant à acquérir une expérience professionnelle et à appliquer les connaissances théoriques acquises au cours de sa formation. Contrairement au salarié, le stagiaire n’a pas de contrat de travail, mais une convention de stage tripartite signée entre lui-même, l’établissement d’enseignement et l’entreprise d’accueil.

Le stage en milieu professionnel, sauf exception, correspond à une période de 6 mois maximum par année d’enseignement scolaire ou universitaire.

Le stagiaire ne doit pas servir à exécuter une tâche relevant :

• D’un emploi permanent.
• A accepter un emploi saisonnier.
• A remplacer un salarié ou un agent.

Il ne doit pas être affecté à la réalisation de tâches dangereuses.

Le quota de stagiaires en entreprise est limité :

• Si l’entreprise emploie jusqu’à 20 salariés : 3 stagiaires maximum.
• Sinon limitation à 15% de l’effectif salarié.

2. Les stages concernés

Il s’agit des stages réalisés dans le cadre d’un cursus pédagogique, que ce soit en formation initiale ou continue. Ils peuvent être obligatoires ou facultatifs, mais doivent toujours être intégrés dans un programme de formation.

Ainsi il pourra s’agir d’un stage effectué en entreprise, dans une association, administration publique, assemblée parlementaire ou consultative, ou tout autre organisme d’accueil, par des étudiants inscrits dans un établissement d’enseignement supérieur dispensant une formation diplômante ou non. Ne sont pas concernés les stages de la formation professionnelle continue et les stages ou séquences d’observation faites par des jeunes de moins de 16 ans.

L’entreprise doit respecter un délai de carence entre 2 stages à un même poste : il est de 1/3 de la durée du stage précédent. Exemple : après un stage de 6 mois, un délai de 2 mois devra être respecté avant d’accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste.

3. La convention de stage

La convention de stage est un document obligatoire qui formalise la relation entre le stagiaire, l’établissement d’enseignement et l’entreprise d’accueil. Elle doit inclure plusieurs mentions obligatoires :

• Les objectifs pédagogiques et les compétences à acquérir.
• Les dates de début et de fin du stage.
• Les horaires de travail et la durée hebdomadaire.
• Les conditions d’encadrement et le nom du tuteur en entreprise.
• Les modalités d’évaluation du stage.
• La gratification éventuelle et ses modalités de versement.
• La couverture sociale du stagiaire.

Cette convention vise à protéger les droits du stagiaire et à encadrer la mission qui lui est confiée.

4. Les droits du stagiaire et les obligations de l’entreprise

Droits du stagiaire

Le stagiaire bénéficie de plusieurs droits visant à garantir une expérience enrichissante et sécurisée :

• Protection contre le harcèlement moral et sexuel.
• Droit à un encadrement et un suivi régulier par un tuteur.
• Accès aux avantages sociaux de l’entreprise (cantine, titres-restaurant, remboursement des frais de transport, etc.).
• Respect de la réglementation sur le temps de travail (pas plus de 35 heures par semaine, 10 heures par jour maximum).
• Prise en compte de la participation aux examens et cours.
• Accès aux activités sociales et culturelles du CSE.

En contrepartie, le stagiaire doit respecter les règles internes de l’entreprise (horaires, discipline, sécurité, etc.).

Obligations de l’entreprise

L’entreprise d’accueil a également des obligations envers le stagiaire :

• Respecter les objectifs pédagogiques définis dans la convention de stage.
• Ne pas utiliser le stagiaire pour occuper un poste permanent.
• Assurer la sécurité et la santé du stagiaire en lui offrant les mêmes conditions de travail qu’aux autres employés.
• Fournir un rapport d’évaluation à la fin du stage.

5. Gratification du stagiaire

La gratification est obligatoire pour les stages d’une durée supérieure à deux mois consécutifs ou non au cours d’une même année scolaire ou universitaire. Si la durée du stage est inférieure ou égale à 2 mois, la gratification est facultative.

Son montant est fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu. A défaut, l’indemnité horaire ne peut être inférieure à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale en tenant compte du nombre de jours de présence effective.

Exemple pour l’année 2024 :

• Au mois de juin 2024, un stagiaire a travaillé 7 heures par jours pendant 22 jours.
• Plafond horaire de la sécurité sociale : 29 €
• Gratification : 7 x 22 x (29 x 15%) = 669,90 €

L’entreprise peut lisser la gratification totale due à la fin du stage et verser le même montant chaque mois.

Lorsque la durée initiale du stage est inférieure à la durée ouvrant droit à gratification, il convient de faire un rattrapage des gratifications que le stagiaire aurait dû percevoir dès le 1^er mois de stage dès lors que cette durée est dépassée par l’effet d’une prolongation.

6. Régime social et fiscal de la gratification du stagiaire

Régime social

La gratification versée au stagiaire est exonérée de cotisations et contributions sociales lorsque le montant versé au cours d’un mois civil ne dépasse pas 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale × le nombre d’heures de stage effectuées au cours du mois.

Cette franchise (exonération) concerne toutes les cotisations salariales et patronales de sécurité sociale, la CSG et la CRDS sauf la cotisation accidents du travail-maladies professionnelles (AT-MP).

Si ce seuil est dépassé, seule la part qui dépasse est soumise aux cotisations de Sécurité sociale, à la CSG et à la CRDS, à la contribution solidarité autonomie et au Fnal. Les cotisations maladie et allocations familiales sont dues à taux plein. La réduction générale n’est pas applicable. Le stagiaire n’ayant pas le statut de salarié, même dans le cas où la gratification versée dépasse le seuil de franchise, les cotisations de retraite complémentaire, la contribution d’assurance chômage, d’AGS et la contribution patronale au dialogue social ne sont pas dues.

La franchise de cotisations s’applique également aux gratifications versées à titre facultatif par l’organisme d’accueil.

De plus, les stagiaires sont exclus du décompte des effectifs de votre entreprise.

Régime fiscal

La gratification de stage est exonérée d’impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du SMIC. Si le stagiaire perçoit une gratification supérieure à ce plafond, il devra déclarer la différence dans sa déclaration de revenus.

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