Logiciel de caisse

L’obligation concerne toute personne assujettie à la TVA qui remplit les deux conditions suivantes :

• elle effectue des livraisons de biens ou des prestations de services à destination de clients non assujettis à la TVA (clients particuliers) ;

• elle utilise un logiciel ou un système de caisse pour enregistrer les règlements.

Sont également concernés les assujettis qui opèrent à la fois avec des clients particuliers et professionnels, dès lors qu’un logiciel de caisse est utilisé.

Ne sont pas concernés :

• les assujettis réalisant exclusivement des opérations avec d’autres professionnels, dès lors qu’ils facturent systématiquement ;

• les assujettis relevant de la franchise en base de TVA ou réalisant des opérations exonérées de TVA ;

• les assujettis soumis au régime du remboursement forfaitaire de TVA agricole ;

• les entreprises étrangères immatriculées à la TVA mais non établies en France.

L’obligation s’applique aux logiciels ou systèmes informatiques dotés d’une fonctionnalité de caisse, c’est-à-dire :

• ceux permettant l’enregistrement extra-comptable de règlements clients,

• que le paiement soit effectué en espèces, CB, chèque, virement, ou prélèvement.

Sont inclus :

• les logiciels accessibles en ligne ;

• les logiciels de facturation intégrant une fonction de caisse ;

• les logiciels multifonctions (gestion, comptabilité, encaissement) dès lors qu’ils permettent l’enregistrement de règlements sans génération automatique et obligatoire d’une écriture comptable.

Sont exclus :

• les terminaux de paiement monétiques stricts ;

• les logiciels déclenchant automatiquement, sans intervention humaine, l’enregistrement comptable des paiements.

Le logiciel ou système de caisse utilisé doit garantir :

• Inaltérabilité

Toutes les données d’origine doivent être enregistrées sans pouvoir être modifiées sans trace. Les corrections doivent être traçables.

• Sécurisation

Les données d’origine, les modifications et les justificatifs doivent être protégés contre toute altération.

• Conservation

Les données doivent être conservées ligne par ligne, avec clôture journalière, mensuelle et annuelle. Le système doit calculer des totaux cumulatifs et perpétuels.

• Archivage

Le logiciel doit permettre d’archiver les données au maximum une fois par an, avec un procédé garantissant leur intégrité et leur lisibilité, même en cas de changement de logiciel.

Jusqu’au 15 février 2025, une attestation individuelle de l’éditeur suffisait pour justifier la conformité du logiciel.

À compter du 16 février 2025, seule une certification délivrée par un organisme accrédité (Infocert norme NF525, ou LNE) est acceptée (article 43 de la loi n° 2025-127 du 14 février 2025 de finances pour 2025).

Cependant, une tolérance transitoire est prévue jusqu’au 28 février 2026, selon les conditions suivantes :

• Jusqu’au 31 août 2025 : un assujetti peut encore présenter une attestation individuelle, à condition que l’éditeur ait engagé formellement une démarche de certification (contrat signé, devis accepté ou commande ferme passée auprès d’un organisme accrédité).
• Entre le 1er septembre 2025 et le 28 février 2026 :
  • le logiciel ou système de caisse doit déjà être certifié
    ou
  • l’éditeur doit être en mesure de prouver qu’une procédure de certification est en cours, justifiée par un engagement formel conclu avant le 31 août 2025.

À compter du 1er mars 2026, plus aucune tolérance ne sera admise : tout logiciel ou système de caisse concerné devra impérativement être certifié.

L’administration fiscale peut intervenir à tout moment, sans préavis, dans les locaux professionnels pour demander la preuve de certification de chaque logiciel ou système de caisse utilisé.

En cas de non-conformité :

• Amende de 7 500 € par logiciel ou système concerné ;

• Délai de 30 jours pour produire le certificat et éviter l’amende ;

• Si l’amende est appliquée, délai de 60 jours pour se mettre en conformité, sous peine de nouvelles sanctions ;

• En cas de faux certificat : jusqu’à 3 ans de prison et 45 000 € d’amende.

Limite des informations publiées

Le plus grand soin est apporté dans la rédaction des informations publiées sur notre site. Cependant, l’évolution constante des lois et règlements notamment peuvent rendre caduques certaines de nos publications, bien que nous nous efforcions à les actualiser.

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